Bazalt Wonen over het conversiedashboard

Bazalt Wonen over het conversiedashboard

Met dit dashboard volledige controle over de conversie tijdens fusie

Vanaf 1 januari 2021 zijn Woonservice Meander en Woonlinie samen gegaan als één krachtige woningcorporatie Bazalt Wonen. Bazalt Wonen is een eigentijdse woningcorporatie in de Bommelerwaard en Altena. Ze hebben bijna 7.000 woningen en diverse andere (verhuur)eenheden in 17 kernen. Een fusie is een intensief traject waar veel uitdagingen bij komen kijken, vooral in combinatie met de huidige corona beperkingen. PWCo is nauw betrokken geweest in het fusietraject. We blikken terug op deze periode met Pepijn Domenie, Financial Controller bij Bazalt Wonen.

Pepijn is bijna 5 jaar werkzaam binnen Woonlinie en vertelt enthousiast over de samenwerking in de afgelopen maanden. “Woonservice Meander en Woonlinie zijn gefuseerd om de krachten te bundelen en als een sterkere corporatie met investeringskracht op te kunnen treden in de gemeenten Altena en de Bommelerwaard. Door samen te gaan streven ze ook naar meer efficiëntie en het biedt ruimte voor specialisatie, waardoor ze als corporatie minder kwetsbaar zijn in ruime zin. Er wordt immers steeds meer verwacht van een corporatie op het gebied van wet- en regelgeving, maar ook omtrent verslaglegging en verantwoording. Zodoende heb je steeds meer mensen nodig om de diverse activiteiten op te pakken en goed uit te voeren. Voor corporaties van een kleine omvang kan dit een uitdaging zijn”.

 

Geen uitdaging te groot voor Bazalt Wonen

Naast het feit dat een fusie een uitdagend traject is, vraagt samenwerken in de huidige coronatijd om een andere aanpak. “De communicatie verliep vooral via Teams en mail, omdat de meeste collega’s nu vanuit huis werken. Dit maakte het traject nog lastiger. Er waren veel betrokkenen en de veranderingen hebben een enorme invloed op de dagelijkse werkzaamheden”. Zo was er onder andere sprake van de overgang van de Dynamics Empire R16 versie in de Microsoft Navision omgeving naar de R19 versie bij Woonlinie, terwijl er daarnaast ook een overgang plaatsvond van de Woonservice Meander data van NCCW naar de R19. “Er was dus sprake van een dubbele conversie die in één keer omgezet werd. In het fusietraject was ik betrokken bij de conversie van alle gegevens. Dit moesten we uiteraard tot een goed einde brengen. Het is daarbij belangrijk dat de juiste gegevens in het nieuwe systeem komen te staan”. Vaak wordt hiervoor een steekproef gebruikt waarbij de belangrijkste cijfers worden gecontroleerd en aangepast. “Op advies van PWCo maakten we gebruik van een conversiedashboard. Dit door PWCo ontwikkelde PowerBI dashboard zette de gegevens van de drie systemen naast elkaar, waardoor je dus niet met een steekproef te maken hebt, maar feitelijk heel snel en betrouwbaar een 100% controle uitvoert. Op advies van de accountants hebben we hierin alle zogenaamde ‘kritieke velden’ meegenomen. Zodoende konden we een goede afweging maken welke data werd geconverteerd en voerden we direct voldoende controle uit om ons te verantwoorden aan de accountants. Zij controleren immers later alle gegevens, welke nu gemakkelijk toonbaar zijn”. Waar normaal dagen waren gereserveerd om met een grote groep medewerkers de controle steekproefsgewijs uit te voeren, was de conversie controle met behulp van het PWCo dashboard binnen één dag volledig en betrouwbaar gerealiseerd. Omdat een conversie meermaals wordt uitgevoerd is de tijdwinst op deze wijze enorm geweest in deze toch al drukke tijd.

 

Samen sterker dan alleen

Tijdens het fusietraject is het van belang om goed en efficiënt samen te werken. Je hebt immers te maken met twee partijen die gaan fuseren en daarnaast ook de leveranciers en partners. Pepijn: “Alle partijen samen hebben het goed gedaan. Het is fijn als je over partners beschikt die de juiste expertise meebrengen. Zo was Luc Wolfs, Managing Partner van PWCo, al bekend bij Woonlinie en met vergelijkbare fusietrajecten, waardoor je met vertrouwen de samenwerking aangaat”. Ook over de andere betrokkenen is Pepijn zeer tevreden. “Canio Carrus, BI Consultant van PWCo, heeft veel verstand van PowerBI en heeft dit tijdens de conversie goed laten zien. Hier hebben we veel van geleerd. Zo heeft PWCo echt als een verlengstuk van Bazalt geacteerd”.

Over de toekomst is Pepijn enthousiast. “We begeven ons nu in iets rustiger vaarwater, maar we hebben nog genoeg te doen. We zijn blij met het resultaat van de fusie welke we door de ondersteuning van PWCo binnen de gestelde deadlines hebben behaald. PWCo ondersteund ons op dit moment met nieuwe activiteiten. Het is erg fijn als je over een partner beschikt die op het juiste moment kan aanhaken met de benodigde expertise. Er is sprake van een partnership waar je mee vooruitkomt.”  

 

Interview CorporatieNL

Interview CorporatieNL

Het werk bij de corporatie verandert de komende jaren ingrijpend. Want of je het wilt of niet je zult meer met robots, kunstmatige intelligentie, slimme data en cloud-diensten gaan werken. CorporatieNL onderzoekt de nieuwe ontwikkelingen en vraagt haar leden om een toelichting zodat we de betekenis voor jouw werk duidelijk krijgen. Daarom stelden ze een aantal vragen aan Luc Wolfs, managing partner PWCo, over het gebruik van dashboards in onze sector. 

Wat is een dashboard eigenlijk?

Luc Wolfs: “Een dashboard is een set van relevante informatie dat bijdraagt aan het doel wat je wilt bereiken. Een dashboard gebruik je dagelijks als je in je auto op pad gaat. In het dashboard van je auto zie je bijvoorbeeld de snelheid die bepaalt hoe laat je wilt aankomen, het toerental dat zegt of de motor op maximale koppel draait, de temperatuur van de olie dat laat zien op welk moment je de motor maximaal kan belasten en de hoeveelheid benzine die vertelt hoever je nog kan rijden.”

“Een dashboard komt tot stand op basis van vragen waarvan het antwoord inzicht geeft en hiermee bijdraagt aan een vooraf gesteld resultaat.”

Hoe kun je een dashboard maximaal benutten?

Wolfs: “Door vooral van te voren te bedenken op welke vragen de informatie uit het dashboard inzicht moet geven. Het dashboard moet aansluiten bij de vraag. Daarbij gaat het niet alleen om de cijfers. Ook het maken van analyses zou tot de mogelijkheden moeten behoren om mogelijke knelpunten te ontdekken en verbeteringen door te voeren die je weer met het dashboard kunt monitoren.”

Wat is het belang van een goed dashboard voor een corporatie?

Wolfs: “Het belang is om continu te verbeteren. Periodieke monitoring met een dashboard geeft inzicht en draagt bij aan het verbeteren van prestaties en processen. De PDCA-cyclus in optima forma.”

“Monitoring met een dashboard vereist overigens ook de juiste competenties. Deze competenties moeten bij de corporaties aandacht krijgen om medewerkers het maximale aan inzichten eruit te laten halen.”

Voor een dashboard heb je data nodig, is die data altijd goed op orde?

Wolfs: “Nee, de data is nog niet overal goed op orde. Betrouwbare data die juist en volledig is, is echter wel nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Een dashboard draagt bij aan de datakwaliteit en kun je ook inzetten om de datakwaliteit op het gewenste niveau te krijgen én te houden.”

“De benodigde data is afhankelijk van de informatie die je wilt hebben. Als blijkt dat je nog niet over de juiste data beschikt dan onderzoek je in welk proces, welke applicatie je de data moet registreren om deze wel beschikbaar te krijgen. Hierbij komt de waarom-vraag kijken: waarom is de data nodig? Als medewerkers antwoord kunnen geven op deze waarom-vraag kunnen zij de data ook gaan verzamelen en de kwaliteit van de data borgen. Betrokkenheid van medewerkers en communicatie over het waarom van de informatie is relevant.”

Wat is de ervaring bij corporaties die al werken met een dashboard?

Wolfs: “Voor wat betreft de informatievoorziening gebruiken veel corporaties nog vaak Excel. Zij moeten leren niet alleen gegevens te verzamelen en te presenteren, maar moeten zich de vraag stellen waarom ze de informatie nodig hebben en wat ze met de informatie beogen. Bijvoorbeeld voor inzicht, prestatieverbetering, risicoanalyses enzovoort.”

“Corporaties gebruiken informatie nu nog vaak om zich te verantwoorden richting AW en stakeholders. Gelukkig zien corporaties de dashboards steeds meer als instrument om te sturen en te verbeteren. Het succes van een dashboard ligt in de samenwerking tussen de business, control en de verantwoordelijken voor data, ICT of I&A. Als je deze driehoek implementeert verbetert de informatievoorziening bij de corporatie aanzienlijk.”

Hoe zie je de toekomst ten aanzien van dashboards?

Wolfs: “We staan nog maar aan het begin. De sector is bezig te leren van de dashboards en de inzichten die het geeft. Naast het goed kunnen analyseren van de data en het omzetten van de inzichten naar verbeteracties zijn we al bezig om de processen te analyseren en monitoren met Process Mining en voorspellingen te doen op basis van de data. LEAN en Process Mining worden onlosmakelijk met elkaar verbonden voor de beste resultaten.”

“Ook bij ongestructureerde data zoals social media en e-mail zal mining steeds meer worden ingezet om ook hier meer en meer informatie uit te halen voor analyses. Data wordt de nieuwe asset. Het juiste gebruik van data zal zeker leiden tot nieuwe innovaties binnen de corporatiesector waar de huurder straks grote voordelen in zal kennen.”

 

Wilt u meer van dit soort artikelen lezen? Schrijf u in voor onze NIEUWSBRIEF.

Online training: waardecreatie met data

Online training: waardecreatie met data

Hoe ga je om met de groeiende hoeveelheid data binnen jouw organisatie en hoe zorg je er voor dat je de waarde kunt benutten? Je weet het antwoord na afloop van deze training.

Wat je leert

De training heeft als doel om je kennis bij te brengen over data en je vooral ook de praktische kant van data en data-analyse te laten ervaren. We brengen data terug voor de dagelijkse realiteit van jouw organisatie en laten je de meerwaarde van data zien op basis van praktijkvoorbeelden.

 Programma

Begeleiders bijeenkomst

Voor wie?

Deze training is bestemd voor professionals die zich willen oriënteren op de mogelijkheden van ‘Big Data’ voor de eigen organisatie.

Aanmelden voor de training

De leden van CorporatieNL kunnen gratis aan deze training deelnemen. Zij kunnen ook gratis andere trainingen en events volgen.

Inschrijven

Via deze LINK

Datastrategie

Datastrategie

Elke corporatie heeft diverse beleidsstukken, zoals onder andere het ondernemingsplan, de vastgoedstrategie, het huurbeleid en het I&A beleid. De corporatie wordt bestuurd en gestuurd vanuit deze strategieën en beleid. Om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren wordt gebruik gemaakt van diverse softwareapplicaties en kantoorautomatisering. Hierin registreert de organisatie alle data die nodig is om sturing te geven aan de bedrijfsprocessen en verantwoording af te leggen die ertoe doet. Het is van belang om de business strategie te vertalen naar een digitale (IT) strategie. Door deze twee op elkaar af te stemmen, wordt business en IT alignment gerealiseerd. De overkoepelende factoren in deze strategie zijn organisatie, processen en systemen.

Voor het realiseren van de ondernemingsdoelstellingen wordt data steeds belangrijker. Data wordt steeds meer als asset gezien. Hierdoor neemt het belang van een datastrategie en de behoefte hieraan toe. De datastrategie zorgt ervoor dat de bedrijfsdoelen en resultaten met de juiste inzet van data kunnen worden gerealiseerd. Het belang van data en de verantwoordelijkheid voor de data zou een aandachtspunt moeten zijn voor iedereen die data verwerkt en data als informatie gebruikt.

Het ontwikkelen van een datastrategie is een onderdeel van de digitale strategie. De digitale strategie bestaat uit een zestal dimensies; te weten klanten, strategie, technologie, operatie, organisatie en data. Al deze dimensies spelen een even belangrijke rol in het geheel.

Wilt u meer weten over de datastrategie? We vertellen u hier graag meer over.

Conversie dashboard

Conversie dashboard

De overgang naar een nieuw systeem of een nieuwe versie van een systeem brengt veel uitdagingen met zich mee. Hoe weet je nu zeker dat alle data van de oude versie overeenkomst met de data de nieuwe versie? En als er verschillen zijn ontstaan, hoe weet je dan waar deze verschillen vandaan komen? Je wilt snel kunnen constateren waar de fout vandaan komt, en direct oplossen. In het conversie dashboard worden de gegevens van de oude versie vergeleken met de nieuwe versie. In het dashboard worden de verschillen weergegeven tot op detailniveau. 

Er kan altijd iets mis gaan in de overgang van systemen en het is van cruciaal belang om tijdig inzicht te krijgen in wat er is veranderd en waarom. Voor de overgang bepaal je de kritieke velden van diverse onderwerpen bij de conversie. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het adres en de postcode van een verhuureenheid, de huurprijzen en de saldi van de huurders. Hier wordt een foutmarge aan toegekend. Op deze kritieke velden wordt vervolgens de mate van succes van de conversie bekeken. De kritieke velden zijn je uitgangspunt voor je conversie controle: hiermee bepaal je wat je gaat controleren en hoeveel foutmarge je bij deze velden gaat hanteren. 

Stel je hebt 6.000 eenheden, daar mag de postcode van maximaal 20 eenheden afwijken na de conversie. Dit kan eventueel na de conversie eenvoudig en snel opgelost worden. 

In het conversiedashboard worden de gegevens van het oude systeem vergeleken met het nieuwe systeem. In het dashboard worden de verschillen weergegeven. Per onderwerp kun je aangeven of je de wijziging accepteert. Je ziet de verschillen tot op detailniveau. 

Zodoende kan de deelwaarneming 100% uitgevoerd worden op de kritieke velden zoals benoemd door de corporatie. Alle velden en regels kunnen worden gecontroleerd. Door het blootleggen van de verschillen op het laagste niveau, kan er op een simpele manier ingespeeld worden op de eventuele fouten bij de conversie. De verantwoordelijke kan zelfstandig met de nieuwe inzichten aan de slag om de benodigde aanpassingen te realiseren. Hierdoor wordt de datakwaliteit geoptimaliseerd. 

Niets is immers zo vervelend om op basis van foutieve data acties uit te voeren. 

PWCo lanceert de Rapp

PWCo lanceert de Rapp

Is ook uw corporatie veel kostbare tijd kwijt aan het samenstellen en genereren van uw periodieke rapportages?
Vindt u ook dat in uw organisatie veel tijd verloren gaat aan het verzamelen van de juiste data, het maken van grafieken en het samenstellen van de kwartaal- en maandrapportages?
Zou u ook niet graag meer tijd willen spenderen aan analyses en sturing van uw resultaten?

PWCo ziet veel corporaties worstelen met het effectief en efficiënt opleveren van de periodieke rapportages. Daarnaast worden nog veel Excels bijgehouden met cijfers die niet uit het primaire systeem komen, maar waar wel over wordt gerapporteerd. 

Three lines model

Het three lines model is een controlemethode die steeds meer op de agenda’s staat van corporaties. Dit model houdt in dat in de eerste plaats het lijnmanagement verantwoordelijk is voor (het presenteren) van hun deel van de businessresultaten. De tweede lijn is bedoeld ter ondersteuning aan de eerste lijn voor advies en coördineert of het management (eerste lijn) haar taken succesvol uitvoert. Veelal zijn dat de business controllers. De derde lijn is de auditafdeling die de coördinatie tussen de eerste en tweede lijn objectief beoordeeld. PWCo heeft voor u de oplossing: De Rapp: een sterk middel om het three lines model te implementeren.

Rapp is een app die rap en eenvoudig op één plek alle data verzamelt en samenstelt voor het maken van uw tertiair, kwartaal, wekelijkse of zelfs dagelijkse rapportages. Rapp registreert alle indicatoren uit uw periodieke rapportage. U legt eenmalig per indicator de gewenste rapportageperiode en de verantwoordelijke in uw organisatie vast. Het enige wat uw verantwoordelijke doet, is voor deze specifieke indicatoren periodiek de cijfers registreren in de Rapp. Geen Excel meer! Indien u reeds gebruik maakt van een BI-omgeving als PowerBI of Qlik kan ook deze informatie worden toegevoegd aan de Rapp. 

Toelichtingen en verwachtingen

Per periode voert u een toelichting en verwachting in zowel voor de KPI’s als voor een KPI-groep. Uw KPI’s worden verzameld in één dashboard (in uw eigen BI-omgeving) en geeft een actueel integraal overzicht van al uw management- en stuurinformatie waarover u graag rapporteert. 

Aan het einde van de gewenste periode wordt de rapportage gegenereerd met de inhoud van de Rapp. De uitvoer kan in zowel Word/PDF/PowerPoint/etc. worden gemaakt en geheel volgens uw eigen huisstijl. Deze rapportage is beschikbaar en leesbaar op alle mogelijke devices. De rapportage kan vervolgens op elk gewenst moment automatisch verzonden worden. 

Kenmerken

  • Data uit uw ERP in combinatie met alle andere databronnen;
  • Handmatige Excels t.b.v. rapportages behoren tot het verleden;
  • Eenvoudig en snel toelichtingen en verwachtingen toevoegen per KPI of KPI-set;
  • Volledig geautomatiseerde rapportages in elke gewenste vorm;
  • Tertiaal, kwartaal, maandelijks, wekelijks en/of zelfs dagelijks rapporteren;
  • Volledige autorisatiemogelijkheden waardoor u in control blijft;
  • Tijdbesparing voor alle betrokkenen welke kan worden ingezet voor de gewenste analyses en sturing.

 

Heeft u vragen over de Rapp of bent u benieuwd naar een demo? Neem contact met ons op via: c.vangulik@pwco.nl