Bazalt Wonen over het conversiedashboard

Bazalt Wonen over het conversiedashboard

Met dit dashboard volledige controle over de conversie tijdens fusie

Vanaf 1 januari 2021 zijn Woonservice Meander en Woonlinie samen gegaan als één krachtige woningcorporatie Bazalt Wonen. Bazalt Wonen is een eigentijdse woningcorporatie in de Bommelerwaard en Altena. Ze hebben bijna 7.000 woningen en diverse andere (verhuur)eenheden in 17 kernen. Een fusie is een intensief traject waar veel uitdagingen bij komen kijken, vooral in combinatie met de huidige corona beperkingen. PWCo is nauw betrokken geweest in het fusietraject. We blikken terug op deze periode met Pepijn Domenie, Financial Controller bij Bazalt Wonen.

Pepijn is bijna 5 jaar werkzaam binnen Woonlinie en vertelt enthousiast over de samenwerking in de afgelopen maanden. “Woonservice Meander en Woonlinie zijn gefuseerd om de krachten te bundelen en als een sterkere corporatie met investeringskracht op te kunnen treden in de gemeenten Altena en de Bommelerwaard. Door samen te gaan streven ze ook naar meer efficiëntie en het biedt ruimte voor specialisatie, waardoor ze als corporatie minder kwetsbaar zijn in ruime zin. Er wordt immers steeds meer verwacht van een corporatie op het gebied van wet- en regelgeving, maar ook omtrent verslaglegging en verantwoording. Zodoende heb je steeds meer mensen nodig om de diverse activiteiten op te pakken en goed uit te voeren. Voor corporaties van een kleine omvang kan dit een uitdaging zijn”.

 

Geen uitdaging te groot voor Bazalt Wonen

Naast het feit dat een fusie een uitdagend traject is, vraagt samenwerken in de huidige coronatijd om een andere aanpak. “De communicatie verliep vooral via Teams en mail, omdat de meeste collega’s nu vanuit huis werken. Dit maakte het traject nog lastiger. Er waren veel betrokkenen en de veranderingen hebben een enorme invloed op de dagelijkse werkzaamheden”. Zo was er onder andere sprake van de overgang van de Dynamics Empire R16 versie in de Microsoft Navision omgeving naar de R19 versie bij Woonlinie, terwijl er daarnaast ook een overgang plaatsvond van de Woonservice Meander data van NCCW naar de R19. “Er was dus sprake van een dubbele conversie die in één keer omgezet werd. In het fusietraject was ik betrokken bij de conversie van alle gegevens. Dit moesten we uiteraard tot een goed einde brengen. Het is daarbij belangrijk dat de juiste gegevens in het nieuwe systeem komen te staan”. Vaak wordt hiervoor een steekproef gebruikt waarbij de belangrijkste cijfers worden gecontroleerd en aangepast. “Op advies van PWCo maakten we gebruik van een conversiedashboard. Dit door PWCo ontwikkelde PowerBI dashboard zette de gegevens van de drie systemen naast elkaar, waardoor je dus niet met een steekproef te maken hebt, maar feitelijk heel snel en betrouwbaar een 100% controle uitvoert. Op advies van de accountants hebben we hierin alle zogenaamde ‘kritieke velden’ meegenomen. Zodoende konden we een goede afweging maken welke data werd geconverteerd en voerden we direct voldoende controle uit om ons te verantwoorden aan de accountants. Zij controleren immers later alle gegevens, welke nu gemakkelijk toonbaar zijn”. Waar normaal dagen waren gereserveerd om met een grote groep medewerkers de controle steekproefsgewijs uit te voeren, was de conversie controle met behulp van het PWCo dashboard binnen één dag volledig en betrouwbaar gerealiseerd. Omdat een conversie meermaals wordt uitgevoerd is de tijdwinst op deze wijze enorm geweest in deze toch al drukke tijd.

 

Samen sterker dan alleen

Tijdens het fusietraject is het van belang om goed en efficiënt samen te werken. Je hebt immers te maken met twee partijen die gaan fuseren en daarnaast ook de leveranciers en partners. Pepijn: “Alle partijen samen hebben het goed gedaan. Het is fijn als je over partners beschikt die de juiste expertise meebrengen. Zo was Luc Wolfs, Managing Partner van PWCo, al bekend bij Woonlinie en met vergelijkbare fusietrajecten, waardoor je met vertrouwen de samenwerking aangaat”. Ook over de andere betrokkenen is Pepijn zeer tevreden. “Canio Carrus, BI Consultant van PWCo, heeft veel verstand van PowerBI en heeft dit tijdens de conversie goed laten zien. Hier hebben we veel van geleerd. Zo heeft PWCo echt als een verlengstuk van Bazalt geacteerd”.

Over de toekomst is Pepijn enthousiast. “We begeven ons nu in iets rustiger vaarwater, maar we hebben nog genoeg te doen. We zijn blij met het resultaat van de fusie welke we door de ondersteuning van PWCo binnen de gestelde deadlines hebben behaald. PWCo ondersteund ons op dit moment met nieuwe activiteiten. Het is erg fijn als je over een partner beschikt die op het juiste moment kan aanhaken met de benodigde expertise. Er is sprake van een partnership waar je mee vooruitkomt.”