Big Data, Data Mining, Machine Learning, Predictive Analytics. Het gonst tegenwoordig van de buzzwords over technieken en analyses die je op je data kunt loslaten, maar wat houden deze technieken nu concreet in en wat heb je er als woningcorporatie aan? 

Vaak zijn er veel managementinformatie en andere rapportages voorhanden, die inzicht moeten geven in hoe de organisatieprocessen en afdelingen presteren. Maar vaak blijkt dat de feitelijke uitvoering van processen afwijkt van het ontworpen proces. Huidige rapportage en data-analyse technieken geven echter geen of onvoldoende inzicht in hoe het proces wordt uitgevoerd, alleen wat het resultaat ervan is. Wat doe je daaraan? De oplossing is nog zo’n fraai Engels buzzword; Process Mining. Dit is een relatief nieuwe data-analyse techniek die gebruikmaakt van de bovengenoemde buzzwords en op basis van harde feiten inzicht geeft in de werkelijke uitvoer, performance en compliance in uw processen

Vanuit de markt en veranderende wet- en regelgeving worden woningcorporaties gedwongen efficiënter te werken en om meer inzicht te krijgen in de compliance van je processen. Je moet snel, maar ook goed kunnen beslissen. Een corporatie moet de woningmarkt kennen en kunnen anticiperen op ontwikkelingen, de juiste vastgoedportefeuille hebben voor de doelgroep, risico’s spreiden, tijdig en voldoende onderhoud plegen en het financieel vermogen optimaal gebruiken. En verder werk je nauw samen met partners als gemeente, huurders, bouwbedrijven, onderhoudsbedrijven en meer en probeer je processen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Process Mining visualiseert processen, zoals bijvoorbeeld ‘de woning betrekken’ of ‘reparatieverzoeken’, op basis van data uit jouw informatiesysteem. Ruud van Cruchten, Data Scientist en specialist in Process Mining bij PWCo: “Vrijwel iedere muisklik in een systeem genereert een digitale vingerafdruk, een logbestand. Hierin staat opgeslagen welke gebruikers welke acties hebben uitgevoerd. Voorheen moest je het doen met interviews of steekproeven.” Process Mining algoritmes kunnen op basis van deze gegevens het daadwerkelijk uitgevoerde proces visualiseren en verschillende performance indicatoren als de werkelijke doorlooptijd berekenen. Niet om als een big brother te controleren, maar om zaken te verbeteren.

Luc Wolfs, directeur PWCo: “De procesbeschrijvingen die in organisaties bestaan zijn vaak vereenvoudigde weergaves van de werkelijkheid die de ideale versie van het proces weergeven. Bovendien zijn processen niet statisch, maar veranderen ze en groeien met je organsiatie mee. Process Mining is niet alleen geschikt als ijkpunt of controlemethode in procesverbeteringsprojecten, maar ook om je dagdagelijkse operatie te monitoren.”

Hoe past Process Mining nu binnen je huidige informatievoorziening?

Zie Process Mining als een losstaande software tool die periodiek of projectmatig ingezet wordt om processen in kaart te brengen. Er zijn verschillende leveranciers die gebruiksvriendelijke software tools leveren, elk met hun sterke en minder sterke punten. Afhankelijk van de informatiebehoefte beveelt PWCo bepaalde tools aan. We leveren daarnaast op maat gemaakte process monitoring dashboards, die onafhankelijk van Process Mining-software ingezet kunnen worden en volledig geïntegreerd worden in je huidige BI-omgeving. Fervente Process Miners stellen dat Process Mining een discipline is, géén softwaretool. De inzichten en werkwijze die nodig zijn om Process Mining succesvol uit te voeren, leiden tot een nieuwe manier van kijken naar de eigen organisatie. Deze technologie stelt je in staat om daadwerkelijk data driven processen te gaan managen. Eerlijk is eerlijk, het vergt enige oefening en ervaring om het succesvol in de dagelijkse operaties toe te passen. Maar Process Mining – zowel als software tool of discipline – leidt tot volledige transparantie in je bedrijfsprocessen!

PWCo helpt je met het selecteren, implementeren en toepassen van Process Mining of andere Data Science technieken. Onze Data Scientists ondersteunen je zowel met het analyseren als met het interpreteren van uw gegevens.