HEEMwonen dankzij Ponthus Wolfs Consultancy volledig inzicht in ketenproces!

Heemwonen referentie

Eind 2014 ging woningbouwcorporatie HEEMwonen samen met drie ketenpartners aan de slag met ketengerichte onderhouds- en reparatieprocessen. Ponthus Wolfs Consultancy (PWCo) leverde een dashboardoplossing waarmee alle partners hun eigen automatisering konden behouden. Het dashboard biedt inzicht in de volledige keten. Dankzij uitgebreide analysemogelijkheden kan HEEMwonen regie voeren op het proces. Bovendien kunnen de ketenpartijen via het dashboard van elkaar leren.

HEEMwonen is een ondernemende en betrokken woningbouwcorporatie die actief is in de gemeenten Kerkrade en Landgraaf. De corporatie streeft naar betaalbaar wonen en prettig leven voor al haar huurders. Aan het eind van 2014 ging HEEMwonen een samenwerkingsverband aan met drie ketenpartners: Smeets Vastgoedservice, Habenu van der Kreeke en Maasveste Berben Bouw.

Met deze bedrijven wilde de corporatie ketengerichte onderhoud- en reparatieprocessen opzetten, maar al snel bleek dat elke partner zijn eigen automatisering had. Rob van Rhee, teamleider I&A bij HEEMwonen: “We hadden te maken met vier systemen die niet matchen. We hadden dus een manier nodig waarop alle partijen hun eigen automatisering konden behouden, maar waarin relevante gegevens toch op een uniforme manier konden worden ingevoerd en verwerkt. Die gegevens moesten vervolgens dankzij analyses betrouwbare managementinformatie opleveren voor regievoering over het proces.”

Volledig inzicht in afgesproken KPI’s

HEEMwonen vond de oplossing bij Ponthus Wolfs Consultancy. Frank Vos, directeur Bedrijfsvoering HEEMwonen: “We hebben ons probleem besproken met Luc Wolfs en Patrick van Erp van PWCo. De combinatie van die twee is goed. Luc kent de woningbouwsector en Patrick heeft kennis van IT-oplossingen. Het proces en de begeleiding door Luc en Patrick is voor ons prettig en goed verlopen.”

In april 2015 ging de samenwerking met de ketenpartners echt van start. Tegelijk begon HEEMwonen met de introductie van PonthusWolfsDashboards (PWD), een dashboardoplossing op basis van Qlik, ontwikkeld door PWCo. HEEMwonen kreeg met PWD volledig inzicht in de afgesproken KPI’s over de ketensamenwerking.

Maar ook de ketenpartners kregen via hun eigen ‘ketenpartnerdashboard’ inzicht in hun eigen performance en konden die vergelijken met die van de andere partners.

Goed begeleid, duidelijkheid vooraf over de prijs

De eerste resultaten kwamen na twee maanden, binnen een halfjaar was PWD operationeel. Toch liep niet alles tijdens de implementatie van een leien dakje. Vos: “Het heeft enkele maanden geduurd om alle data van de ketenpartners op één lijn te krijgen met onze eigen data. De partners in de samenwerking moesten hun informatie op uniforme wijze aanleveren. De input in PWD moet goed zijn. Die afstemming heeft veel tijd gekost, maar kwam uiteindelijk de kwaliteit van de data ten goede. We hebben veel van het traject geleerd.” Van Rhee vult aan: “Gelukkig hebben Luc en Patrick ons daarin goed begeleid.”

Vos stelt dat HEEMwonen een volgende keer ook de mensen in de organisatie meer zal betrekken in het traject en meer de tijd neemt voor training en instructie. Ook strakker sturen op de planning had het systeem eerder bedrijfsklaar gemaakt. Vos: “Als we terugkijken op de samenwerking met PWCo, dan zijn we erg tevreden. Het is goed om te ervaren dat we aan tafel zitten met mensen met kennis van zaken. Discussies zijn op de juiste wijze gevoerd. Ook de prijs-kwaliteitverhouding was goed. Gaandeweg kwamen we meerwerk tegen als gevolg van voortschrijdend inzicht, maar dat werd niet extra in rekening gebracht. Dat vond ik een pluspunt: duidelijkheid vooraf, één prijs en daarvoor wordt het geleverd. Je gaat met elkaar een project in waarvan je het traject vooraf niet helemaal kunt voorzien. Dan is het goed dat er wederzijds vertrouwen is.”

Klaar voor de toekomst

Van Rhee vertelt dat HEEMwonen met deze oplossing de toekomst in kan: “Nu de implementatie in de eerste schil van verantwoordelijken klaar is, kunnen we onze focus richten op de tweede schil van medewerkers. Zo kennen we allemaal de werking van PWD en kunnen we er ook allemaal mee overweg.”

Vos haakt daarop aan: “De rol van controlling verandert. Voorheen hadden de medewerkers van Control te veel tijd nodig voor het verzamelen en verwerken van gegevens en bleef er te weinig tijd over voor een goede analyse. Dat is nu omgekeerd. PWD verzamelt en verwerkt de gegevens snel. Hierdoor is er tijd voor goede analyses. HEEMwonen heeft met PWD een informatiesysteem gekregen waarmee we regie kunnen voeren en voortdurend zicht houden op de kostenontwikkeling. De uitdaging was om vroegtijdig inzicht te krijgen en zaken voorspelbaar te maken. Daar wordt nu ook op strak op gestuurd. PWD stelt ons daartoe in staat.”

Basis voor benchmarking in de sector

HEEMwonen gebruikt nu nog maar een klein gedeelte van de mogelijkheden van PWD. Een volgende stap is dat PWD wordt ingezet voor andere processen. Ook de klanttevredenheid van de KWH-metingen wordt in een volgende fase geïntegreerd. Zo wordt PWD straks maximaal benut voor managementinformatie en analyses ten behoeve van beleidsplannen.

Vos concludeert: “Er zijn meer woningcorporaties die op deze manier hun ketensamenwerking op gebied van onderhoud hebben ingericht. Het zou mooi zijn als die allemaal met hetzelfde systeem werken. Door data onderling te delen, kunnen we onderhoudsgegevens eenvoudig vergelijken. PWD maakt benchmarking een stuk makkelijker.”

Doelstelling

  • Eén informatiesysteem voor uniforme gegevensverwerking en analyse

Oplossing

  • PonthusWolfsDashboards op basis van Qlik

Resultaten

  • Inzicht in keten
  • Regievoering over het proces

Voordelen

  • Partners leren van elkaar
  • Verbeterde ketensamenwerking
  • Verhoogde kwaliteit woningbezit
  • Snellere service aan de huurders

Op de foto v.l.n.r. Rob van Rhee (HEEMwonen), Patrick van Erp (PWCo), Luc Wolfs (PWCo), Frank Vos (HEEMwonen)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *